Kontrola trzeźwości pracowników – co musi wiedzieć pracodawca?

Kontrola trzeźwości pracowników – czy pracodawca może sprawdzić alkomatem, czy pracownik jest trzeźwy? Tak. Pracodawca może przeprowadzić takie badanie, ale nie ma w tym zakresie pełnej swobody.

Od 21 lutego 2023 r. Kodeks pracy przewiduje szczegółowe zasady przeprowadzania przez pracodawcę kontroli trzeźwości. Pracodawca może wprowadzić taką kontrolę, jeżeli jest ona niezbędna do zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników lub innych osób albo ochrony mienia. Jednocześnie musi odpowiednio uregulować tę kontrolę i przeprowadzać ją z poszanowaniem godności oraz innych dóbr osobistych pracownika.

W praktyce oznacza to, że samo przekonanie pracodawcy, że „warto wiedzieć, czy pracownicy są trzeźwi”, nie wystarczy. Konieczne jest spełnienie wymagań określonych w Kodeksie pracy.

KONTROLA TRZEŹWOŚCI PRACOWNIKÓW – NAJWAŻNIEJSZE ZASADY

Podstawę prawną stanowi art. 22¹c Kodeksu pracy. Zgodnie z tym przepisem pracodawca może wprowadzić kontrolę trzeźwości, jeżeli jest to niezbędne dla ochrony:

Pracodawca powinien potrafić wskazać, dlaczego w jego zakładzie pracy kontrola trzeźwości jest potrzebna i jakie ryzyko ma ograniczać.

Tak, ale musi wcześniej określić sposób i częstotliwość przeprowadzania kontroli.

Pracodawca, który chce wprowadzić kontrolę trzeźwości, powinien określić:

Zasady te ustala się w układzie zbiorowym pracy albo w regulaminie pracy. Jeżeli pracodawca nie zawarł układu zbiorowego pracy i nie ma obowiązku ustalania regulaminu pracy, odpowiednie postanowienia powinien zamieścić w obwieszczeniu.

Oznacza to, że nie powinien po prostu kupić alkomatu i następnego dnia rozpocząć losowych kontroli. W pierwszej kolejności należy prawidłowo wdrożyć odpowiednią procedurę.

Pracodawca, który zamierza wprowadzić kontrolę trzeźwości, powinien poinformować o tym pracowników co najmniej 2 tygodnie przed rozpoczęciem przeprowadzania kontroli. Informację należy przekazać w sposób przyjęty w danym zakładzie pracy.

Nowy pracownik powinien natomiast otrzymać informacje dotyczące zasad przeprowadzania kontroli przed dopuszczeniem go do pracy. Informacje te należy przekazać w formie papierowej lub elektronicznej.

W praktyce oznacza to, że pracodawca powinien odpowiednio uregulować zasady kontroli trzeźwości w regulaminie pracy lub obwieszczeniu. Powinien również zadbać o potwierdzenie, że pracownicy zapoznali się z obowiązującymi zasadami.

W przypadku kontroli trzeźwości pracowników szczególne znaczenie ma prawidłowy sposób przeprowadzania badania. Kodeks pracy wskazuje, że kontrola trzeźwości obejmuje badanie metodą niewymagającą badania laboratoryjnego, przeprowadzane przy użyciu urządzenia posiadającego ważny dokument potwierdzający jego kalibrację lub wzorcowanie.

Nie każdy dostępny na rynku alkomat będzie więc odpowiedni do celów kontroli pracowniczej.

Pracodawca powinien zweryfikować przede wszystkim:

Jest to istotne również z punktu widzenia ewentualnego sporu z pracownikiem. Wynik badania może mieć bowiem znaczenie dla decyzji o niedopuszczeniu pracownika do pracy, a w dalszej kolejności także dla odpowiedzialności porządkowej lub rozwiązania stosunku pracy.

Pracodawca powinien udokumentować niedopuszczenie pracownika do pracy oraz – w granicach określonych w art. 22¹c § 6 Kodeksu pracy – datę, godzinę i minutę badania oraz wynik wskazujący na stan po użyciu alkoholu albo stan nietrzeźwości. Nie należy utrwalać danych wykraczających poza zakres niezbędny dla danego przypadku.

Co do zasady, prowadzenie zgodnej z prawem kontroli trzeźwości nie jest uzależnione od uzyskania od każdego pracownika odrębnej zgody na przeprowadzenie badania.

Podstawę działania pracodawcy stanowią przepisy Kodeksu pracy, pod warunkiem, że zostały spełnione przesłanki ustawowe oraz prawidłowo wprowadzono procedurę kontroli.

Nie oznacza to jednak, że pracodawca ma pełną swobodę. Kontrola nie może naruszać godności ani innych dóbr osobistych pracownika.

Dlatego szczególnego znaczenia nabiera sposób przeprowadzania badań, miejsce ich wykonywania oraz krąg osób, które mogą mieć dostęp do informacji o wyniku.

Kontrola trzeźwości pracowników wiąże się również z przetwarzaniem danych osobowych.

Kodeks pracy określa zakres informacji, które pracodawca może przetwarzać w związku z przeprowadzoną kontrolą. Obejmuje on datę, godzinę i minutę badania oraz jego wynik wskazujący na stan po użyciu alkoholu albo stan nietrzeźwości. Takie informacje mogą być przetwarzane wyłącznie wtedy, gdy jest to niezbędne do zapewnienia ochrony życia, zdrowia lub mienia, o których mowa w art. 22¹c § 1 Kodeksu pracy.

Wynik badania trzeźwości należy traktować jako informację dotyczącą zdrowia pracownika, a więc jako dane osobowe szczególnej kategorii. Ich przetwarzanie jest dopuszczalne wyłącznie w granicach określonych przez Kodeks pracy. Pracodawca nie powinien opierać przetwarzania tych danych na zgodzie pracownika, lecz na przepisach prawa pracy oraz art. 9 ust. 2 lit. b RODO.

Niezależnie od przyjętej kwalifikacji, dla pracodawcy kluczowe znaczenie ma ograniczenie zakresu przetwarzanych informacji do danych niezbędnych, odpowiednie zabezpieczenie dostępu do nich oraz przestrzeganie zasad dotyczących przechowywania.

Co do zasady pracodawca przechowuje informacje o dacie, godzinie i minucie badania oraz jego wyniku wskazującym na stan po użyciu alkoholu albo stan nietrzeźwości w aktach osobowych pracownika przez okres nieprzekraczający roku od dnia ich zebrania.

Kodeks pracy przewiduje jednak wyjątki.

Jeżeli pracownikowi zostanie wymierzona kara upomnienia, nagany albo kara pieniężna, pracodawca może przechowywać informację do czasu uznania kary za niebyłą.

Jeżeli natomiast informacje z kontroli mogą stanowić lub stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa, a pracodawca jest stroną tego postępowania albo dowiedział się o jego wszczęciu, okres przechowywania może zostać przedłużony do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.

Po upływie właściwego okresu pracodawca powinien usunąć te informacje.

Wprowadzając kontrolę trzeźwości, przedsiębiorcy powinni zwrócić szczególną uwagę na kilka kwestii.

Samo kupienie alkomatu nie wystarcza. Pracodawca powinien określić zasady kontroli w odpowiednim akcie wewnątrzzakładowym.

Kontrola musi być niezbędna dla ochrony życia, zdrowia lub mienia. Warto więc wcześniej przeanalizować ryzyka związane z wykonywaniem pracy.

Alkomat powinien spełniać wymagania określone przepisami, w tym posiadać ważny dokument potwierdzający kalibrację lub wzorcowanie.

Przepisy określają zarówno zakres informacji, które mogą być przetwarzane, jak i okres ich przechowywania. Nie należy więc tworzyć „archiwum alkomatów” na czas nieokreślony.

Wdrożenie kontroli trzeźwości pracowników wymaga odpowiedniego przygotowania procedury. Pracodawca, który chce legalnie wprowadzić badanie alkomatem, powinien przejść przez kilka etapów:

Kontrola trzeźwości pracowników jest obecnie legalnym narzędziem, z którego pracodawca może korzystać, ale nie jest to uprawnienie bezwarunkowe.

Przedsiębiorca powinien przede wszystkim ustalić, czy kontrola jest rzeczywiście niezbędna dla ochrony życia, zdrowia lub mienia, prawidłowo uregulować ją w przepisach wewnątrzzakładowych, poinformować pracowników oraz zadbać o prawidłowy sposób przeprowadzania badań.

Równie istotna jest ochrona informacji uzyskanych w wyniku kontroli. Wynik badania nie powinien być traktowany jako zwykła informacja organizacyjna, którą można dowolnie przekazywać innym osobom. Pracodawca powinien uwzględnić zarówno przepisy Kodeksu pracy, jak i zasady ochrony danych osobowych.

Warto zatem przed rozpoczęciem kontroli przygotować spójną procedurę obejmującą podstawę prawną, grupę pracowników, sposób i częstotliwość badań, dokumentowanie wyników, zasady dostępu do danych oraz okres ich przechowywania.

Czy pracodawca może badać pracownika alkomatem?Co zrobić, gdy wynik wskazuje na stan po użyciu alkoholu albo stan nietrzeźwości?”

Tak, ale samodzielne badanie alkomatem jest dopuszczalne wyłącznie w ramach prawidłowo wprowadzonej kontroli trzeźwości i wobec pracowników należących do grup objętych tą kontrolą.

Czy pracodawca może przeprowadzać wyrywkowe kontrole trzeźwości?

Tak, jeżeli sposób, czas i częstotliwość kontroli zostały określone w odpowiednich przepisach wewnątrzzakładowych i spełnione są pozostałe wymagania Kodeksu pracy.

Czy pracownik może odmówić badania alkomatem?

Odmowa nie powoduje automatycznie, że pracodawca może potraktować pracownika jako nietrzeźwego. W przypadku wątpliwości co do trzeźwości pracownika należy stosować procedurę przewidzianą w Kodeksie pracy, w tym możliwość przeprowadzenia badania przez uprawniony organ.

Jak długo pracodawca może przechowywać wynik badania?

Co do zasady informacje o pozytywnym wyniku kontroli przechowuje się w aktach osobowych przez okres nieprzekraczający roku. Przepisy przewidują jednak możliwość dłuższego przechowywania m.in. w związku z karą porządkową albo postępowaniem, w którym informacje te stanowią dowód.

Czy pracodawca musi mieć regulamin kontroli trzeźwości?

Zasady kontroli muszą zostać określone w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy albo – w przypadkach wskazanych w Kodeksie pracy – w obwieszczeniu.

Pracodawcy planujący wprowadzenie kontroli trzeźwości powinni zadbać o prawidłowe uregulowanie procedury, jej zgodność z Kodeksem pracy oraz właściwe zasady przetwarzania i przechowywania danych – w tym zakresie zapraszamy do kontaktu z Kancelarią.